Die Arbeit geht Ihnen nie aus, die To-Do-Liste wächst ununterbrochen und Sie fühlen sich am Ende des Arbeitstages gestresst und als hätten Sie nichts geschafft? Dann wird es Zeit sich ein effektives Zeitmanagement für Ihren Arbeitstag aufzubauen.
Mit unseren Tipps, Methoden und praktischen Tools strukturieren Sie nicht nur Ihren Arbeitstag und schaffen mehr von Ihrer To-Do-Liste, sondern Sie gehen auch entspannter in den Feierabend.
Unsere Top 5-Tipps für mehr Effizienz im Arbeitsalltag
- Legen Sie sich To-Do-Listen (mit System) an
Um Ihre Arbeit zu strukturieren müssen Sie erstmal wissen, welche Aufgaben Sie überhaupt zu erledigen haben. Ob dabei auf Post It, als Papierliste oder Online ist erstmal egal. Wichtig ist, dass Sie eine System haben und keine To-Dos aus dem Auge zu verlieren. In diesem Artikel lernen Sie auch drei nützliche Online-Tools für die Organisation solcher To-Do-Listen kennen. - Priorisieren Sie Ihre Aufgaben
Sie können nicht alle Aufgaben auf einmal angehen und manche Aufgabe sind dringender als andere. Daher ist es wichtig die Aufgaben aus Ihrer To-Do-Liste zu strukturieren. Auch hierfür stellen wir einige Methoden in diesem Blogbeitrag vor. - Planen Sie Ihren Arbeitsalltag
Starten Sie nicht planlos in Ihren Arbeitstag. Nehmen Sie sich Ihre priorisierte To-Do-Liste vor und planen Sie, welche Aufgaben Sie am jeweiligem Tag angehen wollen und welche Arbeitsaufwand Sie hierfür einschätzen. Nach und nach werden Sie ein Gefühl dafür bekommen, wie viel und welche Aufgaben innerhalb eines Tages oder einer Woche machbar sind. - Lernen Sie Nein zu sagen und delegieren Sie Aufgaben
Kennen Sie Ihre Grenzen! Wenn Sie merken, dass Sie trotz Zeitmanagement in Aufgaben ersticken, ziehen Sie rechtzeitig die Notbremse. Delegieren Sie Aufgaben und lernen Sie auch mal Nein zu Anfragen von Kollegen zu sagen. - Schaffen Sie sich einen Arbeitsmodus
Gestalten Sie Ihr Arbeitsumfeld so, dass Sie konzentriert arbeiten können und nicht ständig aus Ihrer Arbeit gerissen werden. Dazu gehört beispielsweise Ihr Profil bei Microsoft Teams auf nicht stören zu stellen, das Handy außer Reichweite zu legen und den Arbeitsplatz aufzuräumen bevor Sie loslegen. Sie können auch Musik hören, wenn Sie sich dabei besser konzentrieren können. Kurzum: eliminieren Sie Störfaktoren und schaffen Sie eine Umgebung, in der Sie konzentriert und effizient am Stück arbeiten können.
Die besten Methoden für ein besseres Zeitmanagement
1. Machen Sie es wie ein Präsident: Die Eisenhower-Methode
Die Eisenhower-Methode geht zurück auf Dwight D. Eisenhower, der 34. Präsident der Vereinigten Staaten. Als Präsident sah er sich einem nie endendem Strom an Aufgaben gegenüber und entwickelt so das nach ihm benannte Prinzip, diese Aufgaben zu priorisieren. Er teilte Aufgaben in vier Quadranten auf:
Dringend und wichtig (I):
Um diese Aufgaben muss sich sofort gekümmert werden, da sie von großer Bedeutung sind. Diese Aufgaben haben oberste Priorität und sollten als erstes erledigt werden.
Wichtig, aber nicht dringend (II):
Diese Aufgaben haben langfristige Bedeutung, erfordern jedoch keine sofortige Maßnahme. Gehen Sie diese strategisch an.
Dringend, aber nicht wichtig (III):
Obwohl diese Aufgaben auf den ersten Blick akut erscheinen, sind sie langfristig betrachtet nicht besonders wichtig. Delegieren Sie diese Aufgaben, wenn möglich, oder verwenden Sie nicht allzu viel Zeit für die Bearbeitung.
Nicht dringend und nicht wichtig (IV):
Eliminieren Sie diese Aufgaben und nutzen Sie Ihre Zeit für wichtigere Aktivitäten.
So wenden Sie die Eisenhower Methode an
Schreiben Sie zunächst alle Aufgaben in einer Liste auf. Um wichtige und/oder dringende Aufgaben zu identifizieren stellen Sie sich dann folgende Fragen:
Wichtige Aufgaben:
Ist die Erledigung der Aufgabe für die Erreichung des Ziels notwendig? Ist jemand anderes von der Erledigung der Aufgabe abhängig?
Die Dringlichkeit einer Aufgabe ist abhängig davon, ob Aufgaben zu einen bestimmten Termin oder sofort zu erledigen sind.
Dringende Aufgaben:
Gibt es eine Deadline, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss? Muss Zeit für Korrekturschleifen eingeplant werden?
Ist jemand anderes zeitlich von der Erledigung der Aufgabe abhängig?
Priorisieren Sie anhand der Quadranten Ihrer To Do-Liste.
2. Den Tagesablauf planen mit der ALPEN-METHODE
Diese Methode hat nichts mit dem europäischen Gebirge zu tun, sondern ist ein Akronym der verschiedenen Bestandteile der von Lothar J. Seiwert entwickelten Methode.
Aufgaben definieren (oder direkt von den Eisenhower-Quadranten entnehmen)
Länge der Aufgaben bestimmen
Pausen einplanen – die Faustregel hier: verplanen Sie nur 60% Ihrer Arbeitszeit, der Rest ist Pufferzone für Ad-Hoc Aufgaben oder einfach nur Pausen.
Entscheiden Sie welche Aufgaben Sie an diesem Tag bearbeiten wollen. Denn nicht häufig lässt sich die gesamte Liste an einem Tag erledigen. Auch hier gilt zu priorisieren!
Nachkontrolle: Sehen Sie sich am Ende des Tages Ihren Plan noch einmal an, um zu kontrollieren welche Aufgaben Sie tatsächlich wie geplant geschafft haben und falls nicht, warum nicht. Das hilft bei der Erstellung des nächsten ALPEN-PLANS uns Sie werden stetig besser bei Ihrer Tagesplanung.
3. Das Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip ist keine Methode, um Aufgaben zu priorisieren, aber sie hilft uns die Effektivität der Arbeitszeit, die wir in einzelne Aufgaben stecken realistisch einzuschätzen.
Der Italiener Wilfredo Pareto entdeckte Anfang des 20. Jahrhunderts den nach ihm benannten Pareto-Effekt. Das Pareto Prinzip besagt, dass in den meisten Fällen mit 20 Prozent des Aufwandes 80 Prozent der Ergebnisse erzielt werden.
Wenn Sie beispielsweise eine Email schreiben, muss diese meistens nicht perfekt sein, um das Ziel zu erreichen. Hier macht es keinen Sinn zu viel Arbeitszeit in eine perfekte Email zu stecken. Anders sieht es hingegen aus, wenn Sie beispielsweise an einem Stromlaufplan für Ihr Projekt sitzen. Hier macht es durchaus Sinn mehr Arbeitszeit für einen perfekten Plan zu investieren.
Praktische Online-Tools für wirkungsvolles Zeitmanagement
Wie Sie sehen, ist Planung und Struktur die Grundlage für einen effizienten Arbeitstag. Und mit den folgenden Tools haben Sie garantiert immer den Überblick.
Trello
Trello ist ein Projektmanagement Tool, mit dem sich hervorragend To-Do-Listen und gemeinsame Aufgaben organisieren lassen. Man erstellt ein sogenanntes Board, welches als Übersichtsseite dient und strukturiert dann seine Aufgaben in Karten in verschiedenen Listen.
Jede Aufgabenkarte lässt sich mit einer Deadline und Zusatzinfos versehen. So hat man immer einen Überblick über seine Aufgaben und deren Stand. Auch zur gemeinsamen Arbeit im Team ist Trello geeignet, da Mitglieder zum jeweiligen Board eingeladen werden können.
Asana
Asana ist ein Projektmanagement-Software, welche sich auf für die Organisation des eigenen Arbeitsalltag und zur Zusammenarbeit mit dem Team eignet. Projekte lassen sich mit der Zeitleisten-, Board- und Listenansicht optimieren und Aufgaben an Teammitglieder mit Deadline zuwachsen.
Microsoft Planner
Wenn Sie in Ihrer Arbeit mit Microsoft Office arbeiten, können Sie auch den Microsoft-Planner nutzen um Ihre Aufgaben zu strukturieren. Das Prinzip ist ähnlich wie das von Trello. Man erstellt zunächst eine Übersichtsseite mit verschiedenen Kategorielisten und befüllt diese dann mit den Aufgaben. Da es sich um ein Microsoft- Tool handelt, lässt sich der Planner auch als Kollaborationstool in einen Microsoft Teams Channel einbinden.
Jede Reise beginnt mit dem ersten Schritt …
Wir haben Ihnen in diesem Artikel verschiedene Tipps, Methoden und Tools für einen strukturierteren Arbeitstag vorgestellt. Es liegt nun an Ihnen diese auch in die Praxis umzusetzen. Fangen Sie damit am besten einfach an!
Wählen Sie die Tipps und Methoden aus, welche Ihnen am meisten zusagen und probieren Sie diese einfach aus. Anpassungen an Ihr Vorangehen lassen sich immer vornehmen. Und dann heißt es „dran bleiben“ und neue Gewohnheiten schaffen.
Falls Sie trotz allem Zeitmanagement Ihr Aufgabenpensum wiederholt nicht schaffen, kann es daran liegen, dass die Aufgabenlast zu groß ist für eine Person. Hier hilft dann nur ein Gespräch mit der Führungskraft.
